Hoy día, si un voluntario que desea sumarse a un evento de Habitat for Humanity of Puerto Rico tiene solo que visitar el portal y registrar su interés. Tan pronto lo hace los encargados del área reciben notificación de su interés y queda registrado automáticamente para recibir las comunicaciones de noticias y anuncios específicos que van dirigidos a voluntarios. Los relevos que firman los voluntarios se registran para saber si han expirado o no, pues sólo duran 2 años. Cuando llegan al evento, con escanear un código QR queda documentado que el voluntario registrado llegó al evento.  Si alguien en la oficina desea conocer el historial de interacciones y trabajo voluntario de una persona, la plataforma integrada de datos lo tiene registrado con fácil acceso.

En marzo del 2020 este al panorama era distinto. La información de voluntarios se tenía en tablas de excel en diferentes lugares, las listas de correo las tenía MailChimp pero no brindaban todos los datos de trasfondo necesario, las listas de invitados para cada actividad se realizaban manualmente, no había un registro de eventos, no tenían cómo actualizar su portal corporativo. El cuadro era similar para el manejo de datos por cada área de actuación habían bases de datos privadas de cada grupo de trabajo, pero los datos no se relacionaban. ¿Y si un beneficiario, le habló a su jefe de la ayuda recibida y de ahí surge un donativo o voluntariado corporativo? Esa historia y sus relaciones se grababa en la memoria del equipo de trabajo y en evidencias separadas de comunciaciones y listas.  ¿Y si alguien se va? ¿Cómo se sabía cuál de todas las listas o archivos tiene qué información?  

En aquel momento, cuando nos reunimos con Habitat for Humanity, la organización se encontraba en un momento de crecimiento y transformación. Estaban en plena implantación del Plan de Recuperación de Puerto Rico, el equipo de trabajo se había multiplicado y el impacto de la organización también. Existía un deseo de integrar las listas de cada grupo de trabajo y poder comenzar a desarrollar una gerencia central de datos que permitiera a la organización analizar el progreso en diferentes programas y separar los datos para nutrir el aprendizaje institucional. En respuesta a la necesidad identificada, PR PASS Workshop propuso establecer una plataforma integrada de datos que se integrara al portal corporativo permitiendo que los registros para eventos, las comunicaciones por correo o por texto, los donativos y la gerencia de las solicitudes y relaciones con los beneficiarios residieran en un mismo lugar encriptado y con copias de seguridad planificadas de forma regular. 

Por dos años nos sumamos al equipo de trabajo, caminamos paso a paso con Habitat for Humanity of Puerto RIco. El aprendizaje en tecnología comenzaba con un proceso de diseño participativo de las herramientas. Así fuimos desarrollando formularios y procesos que se ajustaban a su realidad y necesidad a la vez que el equipo de trabajo iba conociendo lo que era posible con la tecnología.  Se celebraron adiestramientos, y se crearon videos y guías para facilitar el uso de las herramientas. 

El portal corporativo que surgió a raíz de este proyecto ha sido actualizado con regularidad. Los donativos llegan al portal y la información genera historia para cada donante. Solicitantes y voluntarios puede registrarse para las oportundiades.  La plataforma une los esfuerzos de varios grupos de trabajo, y relaciona los datos para agilizar el progreso.

¿Qué nos hace diferente?

El trabajo realizado por PR PASS Workshop desde su inicio está centrado en empoderar y capacitar a la entidad a la que servimos. Aunque este proyecto fue cotizado por servicios profesionales, el motor del proyecto no es la venta de un producto o el gancho de servicios recurrentes. Los costos del proyecto suelen ser 30% menor que del mercado de informática.  Las soluciones que presentamos son libre de licencias recurrentes. Si crece la plantilla de empleados no hay penalidad de tener que pagar más licencias mensuales. Si se reduce la plantilla, no hay miedo de perder acceso a la información de cada cuenta.  

En PR PASS nos mueve ver a las organizaciones sin fines de lucro afianzar su crecimiento. El año después de la entrega del proyecto, PR PASS donó 40 horas de apoyo técnico. Estas horas fueron respondieron a variedad de solicitudes. El portal siguió desarrollando páginas de contenido. Se generó una herramienta nueva para canalizar servicios nuevos. Se sumaron personas nueva al equipo de trabajo que recibieron adiestramiento. Se atendieron dudas e identificaron y atendieron problemas que surgen por la naturaleza cambiante del internet. A lo largo de todo esto, lo más importante para nosotros, en PR PASS Workshop es que el equipo de Habitat for Humanity está consciente, y sabe, que ante la duda, no están solos, en PR PASS nos solidarizamos y estamos para ayudar.

Nos enorgullece ver que lo aprendido sigue siendo utilizado y que la organización puede seguir creciendo sin miedo a quedarse huérfano o solo en el mundo cambiante de la tecnología.